Fallbeispiel 8

Jahrzehnte waren Karteikarten das Mittel der Wahl für die Patientenverwaltung. Inzwischen kommt die moderne Praxis an der elektronischen Patientenakte einfach nicht mehr vorbei.

Die Praxis Dr. S. arbeitete bislang mit DocExpert nur an der Rezeption. Diagnosen und Ziffern wurden hier von Helferinnen aus Karteikarten übertragen. Die Reihenfolge der Patienten wurde durch die Karteikarten an der Rezeption bestimmt, neue Patienten wurden je nach Dringlichkeit in den Stapel einsortiert. Dr. S. begleitete jeden Patienten aus dem Sprechzimmer, um Anweisungen zur weiteren Vorgehensweise zu geben. Dann nahm er vom Stapel die oberste Karte. Dabei wurde er ständig von wartenden Patienten direkt angesprochen. Aus Höflichkeit ließ er sich häufig auf Gespräche ein. So wurden Dokumentationen und das Festhalten der entsprechenden Ziffer oft vergessen. Alles in allem viel Stress für die Helferinnen und Dr. S., der als Vater zweier Kinder und begeisterter Sportler eigentlich seine tägliche Arbeitszeit reduzieren und mehr Freizeit mit Hobby und Familie verbringen wollte.

Experten-Tipp

Nach meiner Praxisberatung nahm Dr. S folgende Veränderungen vor:

• Nun verfügt jedes Sprechzimmer über einen PC sowie einen eigenen Drucker.
• Alle Diagnosen und Bemerkungen trägt Dr. S. nun direkt in die EDV-Patientenakte ein. Seine Befürchtungen, Patienten könnten ihm verübeln, dass er "nur noch in den PC schaut" haben sich nicht bestätigt. Inzwischen orientiert er sich am PC schneller über die Patientengeschichte als es bislang mit der Karteikarte möglich war.
• Laborbefunde werden per DFÜ in die EDV übertragen und nicht mehr zusätzlich ausgedruckt.
• Fremdbefunde werden, nachdem Dr. S. die Kernbotschaft markiert hat, von einer Helferin eingescannt.
• Der Karteikartenstapel im Wartezimmer ist Vergangenheit, neue Patienten werden in die EDV-Wartezimmerliste eingetragen. Die Sprechzimmerbelegung erfolgt durch eine Mitarbeiterin. Wird ein Zimmer frei, besetzt sie es laut Wartezimmerliste mit dem nächsten Patienten. Seit Dr. S. nicht mehr regelmäßig an der Rezeption erscheint, hat sich auch dort die Situation merklich entspannt. Und seit sich Dr. S. nach jeder Konsultation an seinem PC über den nächsten Patienten informiert, haben sich auch seine Konsultationszeiten deutlich reduziert.
• Anweisungen über die weitere Vorgehensweise mit den Patienten erfolgen jetzt über Laufzettel, die mit allen möglichen diagnostischen und therapeutischen sowie Laboranweisungen versehen sind. Damit geht der Patient nach der Konsultation zur Tagesmanagerin, die die entsprechenden Maßnahmen veranlasst.
• Die traditionellen und nur mühsam zu verwaltenden Karteikarten sind nun völlig überflüssig, die Abläufe in der Praxis viel effizienter. Entsprechend konnte Dr. S. seine Konsultationen straffen und Wartezeiten deutlich reduzieren. Das ganze Team ist insgesamt froh über diese Änderungen, denn sie ermöglichen allen Praxiskräften immer häufiger auch einen pünktlichen Feierabend.