Zeitmanagement - Alle Tipps auf einen Blick

Ergebnisse von Zeitanalysen in Arztpraxen zeigen, die Gründe für Zeitmangel sind:

nicht eine zu große Anzahl an Patienten
nicht Mitarbeiter, die nicht mitdenken
nicht deutlich zunehmende Patientenansprüche

Die Ursachen sind vielmehr ein falsch angelegtes Praxis-Management und eine unzureichend auf den Arbeitsrhythmus abgestimmte Praxis-Organisation.

Ursachen

Aktionistischer Arbeitsstil: Viele Praxisinhaber erledigen ihre Aufgaben nach Anfall, nicht nach Priorität. Andere ordnen ihre Aktivitäten nicht (Gespräche, Telefonate, Diktate etc.). Die 20-30 Sekunden, die jede Umstellung dauert, addieren sich auf einen durchschnittlichen Zeitverlust von 34 min/Tag.

Vergessen von Arbeiten: Verliert man Informationen und Hinweise von Mitarbeitern, Kollegen und Patienten in der Hektik aus den Augen, müssen sie anschließend mühsam rekonstruiert werden. Das kostet Zeit.

Störungen des Arbeitsflusses: „Welches Porto soll auf den Briefumschlag?“ „Haben Sie den Terminkalender gesehen?“ Durchschnittlich wird ein Arzt ohne Zeitmanagement 32 Mal pro Tag durch derartige Nachfragen gestört. Arbeiten, die mit Unterbrechungen erledigt werden, dauern aber knapp doppelt so lange, wie die gleiche Tätigkeit ohne Störung. Der hieraus resultierende durchschnittliche Zeitverlust beläuft sich auf 46 min/Tag.

Falsches Patientenmanagement: Offene oder halboffene Sprechstunden sowie eingeschobene Patienten sind Stressfaktoren für die ganze Praxis. Die ungeplanten Patienten verursachen regelmäßig Wartezeitüberhänge, die die Tagesplanung zunichte machen.

Prinzipien

Zeitmanagement bedeutet: Regeln zur Einteilung und Nutzung der Praxisarbeitszeit anzuwenden. Diese Regeln beruhen auf drei Grundprinzipien.

(1) Selbstbestimmung: Ziel ist die aktive Gestaltung Ihrer Arbeitszeit nach Maßgabe Ihrer Ziele - also nicht reaktiv auf Mitarbeiter- oder Patientenwunsch hin und ohne unnötige Störungen.

(2) Konzentration auf das Wesentliche: Hier geht es um die ausschließliche Konzentration auf Arbeiten, die zu Ihrem ärztlichen Aufgabenbereich gehören oder für die Praxisproduktivität wichtig sind.

Missachtet der Arzt dieses Prinzips, verwendet er durchschnittlich 34% seiner Arbeitszeit für arbeitsbereichsfremde Tätigkeiten (Aktensuche, Terminkoordination etc.).

(3) Effizientes Handeln: Voraussetzung sind ein effektives Ablagesystem, eine funktionierende, technische Infrastruktur und ein immer aktueller Praxiskalender zur Planung der anfallenden Arbeiten.

Pro Woche lassen sich durchschnittlich neun Stunden Arbeitszeit einsparen! Dabei helfen folgende Regeln:

Arbeits-Zeit-Management

(1) Erst analysieren, dann handeln

Tragen Sie hierzu alle Aktivitäten und Aufgaben mit Zeitangaben zusammen
Optimieren Sie diese Aktivitätsanalyse entsprechend Ihrer Praxisbedürfnisse

(2) Handeln Sie alle Aufgaben nach dem ABC-Prinzip ab

A-Aufgaben sind am wichtigsten, ihre Bearbeitung hat 1. Priorität und erfolgt immer sofort
B-Aufgaben sind wichtige Aufgaben, bedürfen aber keiner aktuellen Handlung
C-Aufgaben sind Routinearbeiten von nachgeordneter Wichtigkeit

In der Praxis findet man durchschnittlich

19% A-Aufgaben 28% B-Aufgaben 53% C-Aufgaben

(3) Delegieren Sie Aufgaben

Als Praxisinhaber können Sie nicht alles alleine machen
Die Abgabe von Verantwortung sollte dabei so konsequent wie möglich sein

Der Umfang wird durch juristische Aspekte und die Qualifikation Ihrer Mitarbeiter bestimmt

(4) Vermeiden Sie Störungen

Die im Rahmen der Arbeitsanalyse (s. o) identifizierten Störungen werden ausgewertet und mit dem Team in Form konkreter Handlungsanweisungen besprochen

Durch die Vermeidung von Störungen können Sie 16% Ihrer Arbeitszeit einsparen

(5) Bilden Sie Arbeitsblöcke

Arbeiten können dann besonders effektiv und effizient erledigt werden, wenn sie in der richtigen Reihenfolge und möglichst gleichartig sind

Untersuchungen zeigen, dass man durch die Einführung von Arbeitsblöcken für einen Arztbrief statt 6 min. nur noch 3 min. benötigt

Arbeits-Platz-Management

(1) Optimieren Sie Ihre Arbeitsplatz-Organisation

Richten Sie sich drei Ablagen ein
Die 1. Ablage für Arbeits- und Posteingänge muss zu Praxisschluss leer sein
Die 2. Ablage für erledigte Vorgänge muss zu Praxisschluss ebenfalls leer sein
In der 3. Ablage für Arbeit, die noch zu erledigen ist, beträgt die max. Verweildauer einen Tag
Es werden keine Unterlagen auf Verdacht aufgehoben, sondern konsequent vernichtet
Ihr Schreibtisch sollte bei Praxisschluss vollständig aufgeräumt sein

Ein gut organisierter Arbeitsplatz bringt Ihnen ca. 8% an zusätzlicher Zeitersparnis

(2) Kommunizieren Sie intensiv

Der Praxisalltag lässt sich nicht vollständig standardisieren
Reden Sie über kleine und große Ereignisse, die geklärt werden müssen, frühzeitig
Probleme beim Zeitmanagement gibt es v. a. beim anweisungsorientierten Führungsstil
Agieren Sie also partizipativ: das motiviert die Mitarbeiter, sich für „Ihre“ Praxis einzusetzen
Institutionalisieren Sie den Informationsaustausch in der Praxis: mit einer morgendlichen Team- und einer regelmäßigen Praxisbesprechung

(3) Setzen Sie sich konkrete Ziele

Definieren Sie Ihre Grobziele, leiten Sie daraus messbare Teilziele ab und kontrollieren Sie deren Erreichen
Setzen Sie sich und Ihrer Praxis Jahres-, Monats-, Wochen- und Tagesziele

(4) Planen Sie Ihre gesamte Arbeit schriftlich

Am besten Sie nutzen dazu ein PC-Programm
So lassen sich Kapazitätsengpässe voraussehen und Zeitpläne einfach kontrollieren

Die schriftliche Planung alleine macht 18% der gesamt möglichen Zeitersparnis aus

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