Bei den Personalkosten können Hausärzte am meisten sparen

Einen Eindruck von der eigenen Situation im Bereich der Personalkosten liefert der Vergleich mit der Fachgruppe. Die einfachste Kennzahl ist die sogenannte Personalkostenquote, also das Verhältnis von Personalkosten zu Praxis-Umsatz. Es liegt in kleinen und mittelgroßen Praxen je nach Fachrichtung meist zwischen 25 und 30 Prozent. Bei einem Jahresumsatz von beispielsweise 240 000 Euro entspricht dies also Personalkosten zwischen 60 000 und 72 000 Euro pro Jahr. Liegt die eigene Personalkostenquote deutlich über diesem Wert, sollte Ursachenforschung betrieben werden.

Der Arzt als Geschäftsmann rechnet in Personalstunden pro Fall

Ein häufiger Grund für überdurchschnittlich hohe Personalkosten ist ein zu großes Praxisteam. Auch hier bietet sich ein Fachgruppenvergleich an: Pro Fall und Quartal setzen typische Einzelpraxen je nach Fachrichtung zwischen 0,5 und 2,4 Personalstunden ein. Besonders niedrig liegen Augenärzte (0,65 Personalstunden/Fall) und Gynäkologen (0,77 Personalstunden/Fall). Besonders hoch liegen Facharzt-Internisten (1,7 Personalstunden/Fall) sowie Haus- und Kinderärzte (jeweils 1,1 Personalstunden/Fall).

Gebildet wird diese Zahl, indem die Anzahl der pro Quartal im GKV-Bereich verfügbaren Arbeitsstunden des Praxisteams (ohne Reinigungskräfte) durch die GKV-Fallzahl geteilt wird. Teilzeitstellen werden anteilig aufaddiert. Ein Beispiel: Bei einer Teamgröße von 3,5 Stellen im GKV-Bereich ergibt sich ein Arbeitspotenzial von 1 820 Stunden pro Quartal. Liegt die Fallzahl bei 950 Fällen, werden pro Fall rund 2,02 Stunden aufgewandt. Dieser hohe Wert ist ein deutliches Signal für nicht gut organisierte Praxisabläufe.

Hohe Personalkosten entstehen auch durch ein hohes Gehaltsniveau

Doch auch in Praxen mit guter Organisation und kleinem Team können die Personalkosten oberhalb des Fachgruppendurchschnittes liegen. Die Ursache ist dann häufig ein überdurchschnittlich hohes Gehaltsniveau. Gerade in Praxen, in denen die Mitarbeiterinnen bereits lange tätig sind, entwickelt sich eine solche Situation häufig über die Jahre durch regelmäßige Gehaltserhöhungen. Auch die Orientierung der Helferinnen-Vergütung am Tarifvertrag führt mit der Zeit zu hohen Kosten. Die Tarifbindung sollte unter Umständen zugunsten von frei verhandelbaren Gehaltserhöhungen aufgegeben werden. Eine Variante sind leistungsbezogene Prämien anstelle von Gehaltserhöhungen.

Kostentreiber "Teilzeitstellen": Oft nicht auf den ersten Blick ersichtlich

Häufig nicht unmittelbar zu erkennen ist der Kostentreiber "Teilzeitstelle". Natürlich sind solche Stellen optisch zunächst günstiger als Vollzeitstellen. Rechnet man die Vergütung jedoch einmal auf eine Vollzeitstelle hoch, wird nicht selten deutlich, dass die Teilzeitkräfte relativ gesehen am besten vergütet werden. Auch bei der Effektivität bleiben Teilzeitkräfte häufig hinter den Vollzeitkräften zurück. Durch erhöhten Abstimmungsbedarf beim Schichtwechsel entstehen vielfach Reibungs- und Informationsverluste, die mühsam und zeitintensiv nachgearbeitet werden müssen.

Schließlich gibt es Fälle, in denen trotz effizienter Praxisabläufe und unauffälligem Gehaltsniveau dennoch eine erhöhte Personalkostenquote zu diagnostizieren ist. Häufig handelt es sich dabei um besonders große Praxen, die aufgrund deutlicher Budgetüberschreitung nur einen Bruchteil der geleisteten Arbeit vergütet bekommen. In solchen Fällen steckt der Praxisinhaber in einer ernsten Zwickmühle: Entweder gelingt es, die Umsätze durch Arbeiten außerhalb der GKV auszuweiten, damit der Praxisapparat bezahlt werden kann. Oder Praxisapparat und Fallzahl müssen an die GKV-Geldtöpfe angepasst und deutlich zurückgefahren werden.

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